Choisir son armoire d’archivage et son mobilier de classement

Stocker ses archives est loin d’être une tâche aisée. Quel espace de stockage choisir ? Quel type d’armoire d’archive vous convient le mieux ? De l’armoire de classement, à l’armoire métallique en passant par le caisson mobile, Armoire Plus vous propose les meilleures solutions pour ranger et consulter vos documents de bureau au quotidien, avec des produits 100% français de haute qualité.

Quels sont les meubles de classement ?

Les armoires et plus largement le mobilier de classement existent dans un large éventail de tailles, de formes et de styles pour s’adapter à tout environnement de bureau.

Le type le plus courant est l’armoire de classement et d’archivage, qui est conçue pour stocker de grandes quantités de documents. Ces armoires comportent généralement plusieurs étagères et tiroirs, dont chacun peut être utilisé pour une typologie de document unique.

Les autres supports de rangement et classement comprennent les caissons mobiles en métal, les dessertes à tiroirs, les casiers de bureau.

Armoire d’archivage : les critères de choix

Accessibilité et dimensions des documents à archiver

La première question à vous poser avant d’acquérir votre armoire d’archivage est d’ordre pratique. Vos documents stockés seront-ils confidentiels, ou doivent-ils être visibles des clients ? Dans le premier cas, il vaut mieux prévoir une armoire en métal à cadenas, ou un local avec système de fermeture à clé pour plus sécurité. Pour le second, une étagère esthétique avec boîtes de rangement ou encore tablettes vous laissera des documents bien alignés et agréables à consulter.

Par ailleurs, de quels types de documents parlons-nous ? Si de simples feuilles trouvent leur place logique dans des boîtes, les fournitures en vrac se placent dans des bacs, et les dossiers suspendus sur des rails de suspension. Enfin, prenez garde aux volumes à stocker (taille des armoires) et à la charge (résistance des armoires).

Les accessoires en plus

Choisir son modèle d’armoire métallique est une bonne chose, mais pour faciliter vos besoins d’archivage et de rayonnage, de nombreuses options s’offrent à vous. Armoire Plus vous propose ses solutions d’équipements de bureau, avec notamment la Tablette d’archivage. Celle-ci permet de disposer entre vos rayons d’armoire d’archive d’une tablette fixe dans laquelle s’insère une tablette mobile sur coulisses à billes d’une largeur allant de 80 à 120 cm. Vous pouvez ainsi poser temporairement des documents et prendre des notes, de manière rapide et efficace. Nous proposons une tablette télescopique ainsi qu’une tablette de consultation fixe.

Tablette de consultation – 105.00 €

Une autre solution astucieuse : le module de classement à tiroirs permet d’intégrer une tablette classique d’armoire à rideaux avec des tiroirs de classement. Le module est composé de trois blocs connectés sans outils sur la tablette, réglables en hauteur, avec des tiroirs interchangeables à souhait. Vous disposez ainsi d’une armoire d’archivage ultra-pratique, qui permet de stocker aussi bien des documents que du matériel pour une utilisation intuitive au quotidien.

Quelle est la différence entre l’archivage et le classement des dossiers ?

Lorsqu’on souhaite consulter un document, celui-ci doit être complet et non altéré. Pour cela, il doit être physiquement conservé, et ce, autant que nécessaire, afin de garantir une lecture et compréhension de son contenu. Pour cela, il doit également pouvoir être facilement trouvé et communiqué à celui qui le désire.

Le classement de vos documents consiste à mettre en ordre des dossiers selon des critères et des règles préétablis dans un espace dédié. Il permet de traiter, ordonner et classer afin de faciliter le processus de recherche au sein de votre entreprise.

L’archivage a pour objectif de conserver et de stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour garantir un accès simple et rapide à toutes les personnes souhaitant y accéder. L’archivage permet également de protéger ses droits en cas de litige et de justifier son activité lors d’un contrôle. L’archivage est aussi important pour se plier aux exigences légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents.

Découvrez également notre article « Qu’est-ce qu’une armoire métallique de rangement ?« 

Comment classer des dossiers et archives administratives ?

Les dossiers administratifs peuvent être classés de différentes façons :

• par ordre alphabétique,
• chronologique ou numérique,
• thématique,
• catégorique.

Leur classement doit être régulièrement tenu à jour, pour cela, la meilleure méthode reste le classement selon un numéro.

Les archives courantes

Ces dossiers devant être consultés fréquemment, il est judicieux de les conserver dans les bureaux, à proximité des postes de travail.

Les archives intermédiaires

Ces archives sont celles devant être conservées pour une courte durée, résultant souvent d’une obligation légale. Les fréquences de consultation sont faibles, donc on les classe généralement dans des espaces plus éloignés, voire moins fréquentés.

Les archives définitives

Pour une question légale et de gestion, ces archives doivent être conservées pour une longue durée, voire illimitée. Leur intérêt est important pour la conservation des documents juridiques, historiques ou culturels. Ainsi, il faut bien penser à les conserver par catégorie : courrier, papier, documents officiels…

Le catalogue Armoire Plus

Armoire Plus est le spécialiste de l’armoire métallique 100% française, certifiée aux normes réglementaires en vigueur, avec du matériel de haute performance garanti 5 à 10 ans. Nous avons l’expérience des divers cas de figures nécessitant le stock de documents de nature variée. Armoire d’archive à portes battantes ou pliantes, armoire d’archivage rideaux, vestiaires monoblocs… Toutes les solutions à vos besoins de stockage sont chez Armoire Plus. Vous pouvez bien entendu prendre contact avec notre service client qui vous proposera le produit répondant le mieux aux attentes de votre entreprise.